In de afgelopen jaren is de werkplek permanent veranderd. Zowel de werkplek als de verwachtingen ervan zijn aangepast. We hebben het al vaker benoemd in artikelen, maar is er een duidelijk verschil in het soort werken voor en na de pandemie. Kantoorpanden worden hier dan ook volop opnieuw ingericht. Zo ook vergaderruimtes.  

Een vergaderruimte moet voor iedereen aan een aantal criteria voldoen: flexibel en consistent. Waar vandaan je ook deelneemt aan de vergadering, iedereen moet de vergadering hetzelfde ervaren. Bedrijven dienen dan ook te investeren in speciale videoconferentiesystemen waardoor iedereen in de meeting, ongeacht locatie, zich betrokken voelt bij belangrijke vergaderingen. Er moet met de komst van het deels of volledig op afstand werken geen verschil ontstaan tussen werknemers die fysiek wel en niet aanwezig zijn.  

De toename van kleine vergaderruimtes

Met de herinrichting van vele kantoorpanden wordt er steeds meer gekozen voor kleinere vergaderruimtes. De reden? De groep werknemers die (fysiek) aanwezig zijn op kantoor van het moment van de vergadering worden steeds kleiner door de hybride werkopties. De focus in deze ruimte ligt op de productiviteit van de werknemers. Werkgevers kunnen dit grotendeels bereiken door videoconferentieapparatuur van hoge kwaliteit. Dit stimuleert de samenwerking en verminderd afleiding.   

Het belangrijkste aspect van het vinden van de juiste technologie voor de ruimte is het bepalen van de grootte. De grootte staat uiteraard ook in verhouding met het aantal mensen dat kan deelnemen in de ruimte. Kleine tot medium ruimtes functioneren heel anders dan grote conferentiezalen. Zo zijn er focus ruimtes die speciaal zijn ontworpen voor individueel werk of het bijwonen van een virtuele vergaderingen. Daarnaast heb je ook kleine tot medium ruimtes waar een groep van 3 tot 5 personen kunnen samenwerken. 

Naast de grootte is het ook belangrijk om te bepalen hoe de werknemers samenwerken en het doel is van vergaderingen in deze ruimte. Het bieden van inclusieve technologie en tafelopstellingen ten behoeve van de samenwerking kunnen uiteindelijk van cruciaal belang zijn. Wanneer je team beter communiceert, wordt de output (en zo ook de omzet) zeker verhoogd. 

Zo werkt het bijvoorbeeld enorm in het voordeel van het team wanneer elke werknemer toegang heeft tot dezelfde tools, de interface daardoor bekend is en hij of zij direct kan deelnemen aan een vergadering. Hierin liggen enorme kansen.  

Neem dan contact op met onze productexpert Stefan.