Stappenplan hybride werken & videoconferencing voor gemeenten
Hybride werken heeft de laatste jaren een gigantische opmars gemaakt. Op dit moment vertelt 75 procent van de werknemers graag hybride te blijven werken. Bij hybride werken krijg je te maken met een gedeelte van de werknemers die vanuit kantoor, thuis of op een ander plek werkt. Hierbij gebruiken ze tools zoals; Microsoft Teams om vergaderingen of meetings bij te wonen of te communiceren met collega’s.
Om ervoor te zorgen dat iedereen betrokken is en blijft en dat deze nieuwe manier van werken goed gaat, is het belangrijk dat je een goede strategie hebt én de juiste tools gebruikt.
In deze blog lees je het volgende;
- De uitdagingen van hybride werken voor gemeenten;
- De voordelen van hybride werken;
- En leggen we in vijf stappen uit hoe je het maximale uit deze nieuwe manier van werken kunt krijgen.
Lees snel verder!
Uitdagingen van hybride werken bij gemeenten
Deze nieuwe manier van werken kent veel voordelen, maar het brengt ook uitdagingen met zich mee.
- De kwaliteit van je videoconferenties waarborgen: als een gedeelte van je werknemers thuis werkt, is het belangrijk dat je vergaderingen productief zijn en dat de medewerkers gefocust blijven. Zo voorkom je frustratie en productiviteitsverlies.
- Nieuwe tools integreren: je hebt waarschijnlijk nieuwe tools nodig om hybride werken mogelijk te maken. Bijvoorbeeld een tool om vergaderruimtes te boeken die gekoppeld is aan je online agenda of een manier om veilig bestanden te delen.
- Databeveiliging: wanneer meer werknemers vanuit huis werken, neemt ook het risico op datalekken toe. Zorg voor een goed gegevensbeveiligingsbeleid, vooral nu je geen zicht meer hebt op al je hardware.
De voordelen van hybride werken bij gemeenten
- Meer productiviteit: werknemers hebben meer controle over hun werkdag en kunnen werk en privéleven beter combineren. Dit leidt tot meer gemotiveerde en productieve werknemers.
- Minder verzuim: werknemers zullen minder snel afwezig zijn op het werk als ze zelf kunnen bepalen hoe hun werkdag eruit ziet.
- Kostenbesparingen: minder kantoorkosten, bijvoorbeeld omdat werknemers een of meer dagen per week thuis werken.
- Gelukkige werknemers: Het behouden en aantrekken van talent is een uitdaging op zichzelf. Als we naar de statistieken kijken, wilt de arbeidsmarkt van nu dat deze manier van werken blijft en gaan werknemers zelfs zover dat ze overstappen als het betekent dat ze hybride mogen werken. Het implementeren van deze manier van werken verhoogt het werknemersgeluk en kans dat mensen langer bij je organisatie blijven.
Het belangrijkste bij het overstappen naar hybride werken en videoconferencing, is dat alles veilig en soepel loopt, zonder aan kwaliteit in te boeten. Lees hieronder de vijf stappen die je op weg helpen ⇩
Stappenplan hybride werken & videoconferencing voor gemeenten
Stap 1: maak een plan
De eerste stap is het maken van een plan. Wat houdt hybride werken precies in voor je gemeente? Wat zijn de doelen en doelstellingen? Als je deze vragen beantwoord hebt, kun je gaan kijken wat er gedaan moet worden om hybride werken mogelijk te maken. Dit kunnen bijvoorbeeld technische aanpassingen aan je netwerk of de aankoop van nieuwe apparatuur zijn.
Stap 2: Evalueer behoeften en middelen
Vervolgens evalueer je je behoeften en middelen. Wat heb je nodig om hybride werken mogelijk te maken? En wat heb je al? Deze evaluatie is belangrijk om te voorkomen dat je apparatuur koopt die je niet nodig hebt of die niet compatibel is met je bestaande opstelling.
Stap 3: Kies de juiste tools en hardware
Nu is het tijd om de juiste tools te kiezen voor je hybride organisatie. Hoe ga je je werkplekken inrichten? Hoe ziet je vergaderruimte eruit? Om ervoor te zorgen dat iedereen actief deel kan nemen aan de vergadering en de online deelnemers ook worden betrokken, is het slim te investeren in een goede video conferencing tool.
- De Yealink A20 meetingbar is bijvoorbeeld een intelligente video bar voor kleine tot middelgrote vergaderruimtes. We hebben het hier dan over 2 tot 8 personen.
- Heb je een wat groter team? Dan is de Yealink A30 meetingbar beter geschikt. Met deze videobar til je je hybride vergaderingen met 5 tot 12 mensen naar een hoger niveau. De videobar heeft een 90-graden groothoeklens en een uitzonderlijke videokwaliteit. De meetingbars van Yealink zijn voorzien van slimme AI-functionaliteiten die ervoor zorgt dat deelnemers gefocust blijven tijdens presentaties.
- Wil je dubbel geboekte vergaderruimtes voorkomen? Dan is de Roompanel de perfecte oplossing. Met de roompanel van Yealink beheer je eenvoudig meetingrooms voor iedereen.
Headsets
Niets is zo irritant als een vergadering die verstoord wordt door omgevingsgeluid, een koffiezetapparaat of gewoon de wind: je wilt het allemaal uit je vergadering bannen.
- De Yealink WH66 Dual Teams draadloze headset is één van Yealink's perfecte oplossing hiervoor. Ook voor de momenten waarop een medewerker zich zonder afleiding op zijn werk moet concentreren, is de Yealink WH66 teams headset de perfecte oplossing. Met ruisonderdrukking en heldere geluidskwaliteit is het gemakkelijk om geconcentreerd te blijven, zelfs als je in een drukke omgeving werkt! De WH66 is gecertificeerd voor het gebruik met Microsoft Teams of andere UC platformen zoals Zoom of Google meet.
Stap 4: test, test, test
Nadat je een plan hebt gemaakt en de nodige voorbereidingen hebt getroffen, is het tijd om het in de praktijk te brengen. Dit kun je het beste geleidelijk doen, zodat je kunt zien wat werkt en wat niet. Begin met een kleine groep medewerkers en breidt het geleidelijk uit. Dit geeft je ook de gelegenheid om gaandeweg bij te sturen.
Stap 5: Opnieuw evalueren en bijsturen
Tenslotte is het belangrijk om regelmatig te evalueren hoe het hybride werken in je gemeente verloopt. Wat werkt goed en wat kan verbeterd worden? Op basis van deze evaluaties kun je dan aanpassingen doen om ervoor te zorgen dat het hybride werken blijft soepel te laten verlopen in je gemeente.
Praat ook vooral met je medewerkers. Wat vinden zij goed werken en wat juist helemaal niet? Dit verhoogt de adoptie binnen je organisatie.
Hulp nodig bij het implementeren van videoconferencing in je gemeente?
Videoconferencing voor gemeenten kan een uitdaging zijn. Lydis is dé specialist op het gebied van IP-communicatieoplossingen met de nadruk op inhoudelijke technische ondersteuning. Met meer dan 25 jaar ervaring in de IT branche, staan onze product specialisten klaar om je te voorzien van informatie en te helpen bij het implementeren van videoconferencing in je organisatie.
Heb je uitdagingen of vragen rondom hybride werken of videoconferencing in je gemeente? Klik hier om direct vrijblijvend een afspraak te maken met één van onze product specialisten.