1. Vereisten en doelen:

Maak een analyse van de specifieke behoeften en doelen van jouw organisatie. Is de oplossing geschikt voor kleine of grote vergaderruimtes. Welke functies en mogelijkheden zijn geïntegreerd in de hardware en zijn belangrijk voor uw team?

Worden de ruimtes gebruikt voor bijvoorbeeld intern overleg of hybride overleg. De functie van de ruimte is een indicatie waaraan de apparatuur minimaal aan moet voldoen. Verder zijn de afmetingen van de ruimte en het aantal personen van belang. Een breed portfolio met oplossingen voor verschillende afmeting vergaderruimtes maakt de keuze voor de oplossing met de juiste functies eenvoudiger.

2. Integratie met Microsoft Teams:

Microsoft Teams is een toonaangevende tool voor samenwerking en communicatie, dus zorg ervoor dat de oplossing naadloos integreert met Microsoft Teams. Het is belangrijk dat de gekozen hardware Teams-functionaliteit ondersteunt. Gebruikers kunnen eenvoudig deelnemen aan vergaderingen, schermen delen en chatten.

Vergadersystemen gecertificeerd voor Teams zorgen ervoor dat gebruikers het gebruik sneller omarmen. Native Teams apparatuur dragen bij aan snellere adoptie en efficiëntere meetings.

3. Audio- en videokwaliteit:

Spraak- en videokwaliteit zijn essentieel voor effectieve communicatie. Zorg ervoor dat de oplossing de juiste audio- en videomogelijkheden heeft. Zorg voor heldere luidsprekers, microfoons, camera's en schermen.

Camera:

Een goede camera is essentieel voor videoconferenties. Een HD camera zorgt voor een duidelijk beeld. Autofocus en een groothoeklens zijn ook handige functies, zodat iedereen goed in beeld komt.

Microfoon:

Een hoogwaardige microfoon zorgt voor heldere, verstaanbare spraakkwaliteit tijdens videoconferenties. Ruis- en echo-onderdrukking zijn belangrijk om achtergrondgeluiden te minimaliseren. Sommige microfoons hebben beamforming-mogelijkheden die geluid uit een specifieke richting oppikken.

Luidsprekers of koptelefoon:

Zorg ervoor dat je luidsprekers of een koptelefoon van goede kwaliteit gebruikt, zodat je het geluid duidelijk kunt horen. Wanneer je je in een rumoerige omgeving bevindt, kan een hoofdtelefoon met ruisonderdrukking helpen om afleiding te verminderen.

Beeldscherm:

Een groot, duidelijk scherm is belangrijk voor goed zicht op andere deelnemers en content die tijdens een video meeting gedeeld wordt. Wil je met meerdere mensen tegelijk videoconferencen, dan komt een groot scherm of een tweede monitor goed van pas.

4. Flexibiliteit en schaalbaarheid:

Overweeg een flexibele en schaalbare oplossing. Kan het, naarmate uw bedrijf groeit, gemakkelijk worden geschaald om aan de groeiende behoeften te voldoen? Is het mogelijk om naar behoefte functies en apparaten toe te voegen?

Het is belangrijk dat het gekozen merk stabiel is en dat men kan vertrouwen op toekomstbestendige apparatuur, met regelmatig software updates. Verder zijn modulaire systemen makkelijker uit te breiden dan bijvoorbeeld een alles-in-één oplossing.

5. Beveiliging en naleving:

Beveiliging is een belangrijke factor bij het kiezen van een Teams Rooms-oplossing. Zorg ervoor dat uw oplossing voldoet aan de beveiligingsnormen van de organisatie en dat gegevens tijdens vergaderingen voldoende beschermd zijn.

Het is belangrijk dat beeld- en geluidsmateriaal bewaakt worden. Kies voor apparatuur en oplossingen waarop pentests zijn uitgevoerd en die zorgen voor encrypted data-overdracht, zodat privacy & informatieveiligheid gewaarborgd is.

Dit zijn videoconferencingsystemen die bestaan uit aparte camera's, microfoons, speakers en een mini-PC die draait op Windows.

Met het touch panel gebruik je de vertrouwde MS Teams-omgeving. 

Dit zijn all-in-one meetingbars met ingebouwde camera's en microfoons. 

Meestal kies je hier ook een Teams touch panel bij om het systeem te kunnen besturen en vergaderingen te starten. 

Je kiest voor Microsoft Teams Rooms hardware als je:

• Een systeem wilt dat zelfstandig functioneert. De bars draaien op Android en de Yealink MVC-systemen hebben een miniPC die op Windows draait. Je hebt dus geen extra PC nodig om het systeem te laten werken.

• Wilt dat gebruikers het systeem snel begrijpen. Met de bekende Teams interface kunnen ze gemakkelijk een vergadering starten. De mogelijkheid tot aansluiten op de eigen Windows-laptop zorgt voor een naadloze ervaring van het platform. Ook zijn de systemen direct klaar voor gebruik.

• Een toekomstgericht systeem wilt. Microsoft Teams blijft groeien. Met een MTR systeem is dit platform geïntegreerd in je videoconferencing hardware.

• Een intelligente oplossing zoekt. Denk aan AI-functies zoals auto-framing door de camera en spraakbesturing met Cortana (afhankelijk van de apparatuur die je kiest). Dit maakt de vergaderingen interactiever, wat ten goede komt van de betrokkenheid van deelnemers.

• De hardware makkelijk wilt kunnen beheren. De systemen worden automatisch geupdate, waardoor je altijd verzekerd bent van een veilige oplossing. Daarnaast kun je in het Teams-beheercentrum binnen 1 interface al je Teams-apparaten beheren.